Con ocasión de la expedición del Decreto 1070 de 2013, el pago de servicios, comisiones y honorarios que se efectúen a personas naturales pertenecientes al régimen común y simplificado debe ser analizados de
acuerdo a los siguientes criterios:
Las personas naturales, intermediarios y proveedores deben llenar el formulario que se adjunta, en el cual se certifica la condición de persona perteneciente a la calidad de empleado o de otra clase de ingresos. Este certificado debe ser impreso, diligenciado y firmado por el intermediario o proveedor con el fin de que sean clasificado en el sistema con la retención en la fuente como empleado o la retención tradicional del 4%, 6%, 10% u 11%.
Este certificado debe ser enviado al correo impuestos@co.rsagroup.com con el fin de hacer la correspondiente parametrización en el sistema. en el procedimiento adjunto se detalla como se identifican los dos tipos de personas en este momento en el sistema.
Si la persona natural se identifica como empleado, la retención en la fuente debe ser calculada de acuerdo al archivo de excel que se adjunta, en el cual se usa el procedimiento detallado en los Decretos 099 y 1070 de 2013. Básicamente este procedimiento dice que se deben usar los mismos factores de depuración de la base de retención como si estas personas tuviesen un contrato laboral con la compañía, tales como intereses de prestamos de vivienda, aportes a fondos de pensiones voluntarias, etc. Esta retención debe ser calculada de acuerdo al valor acumulado de los pagos del mes para cada persona y esta información debe ser . Teniendo en cuenta la complejidad del calculo de retención y al nivel de validación requerido, se ha concluido que el proceso de validación, calculo y registro en las ordenes de pago debe estar a cargo de las asistentes administrativas en cada sucursal y de la central de cuentas en la oficina principal. Es importante mencionar que esta responsabilidad es provisional mientras se logra hacer la automatización en el sistema.
Adicionalmente a lo anterior, desde este momento para realizar pagos a personas naturales, por comisiones, honorarios o servicios, ya sea que estas personas pertenezcan al régimen común o simplificado, deben presentar el correspondiente pago de los aportes a la seguridad social en salud y pensión. Este ultimo pago (pensión) no es obligatorio para aquellas personas que ya se encuentren pensionadas. No obstante lo anterior, todas las personas naturales, proveedores o intermediarios de
la compañía, deben presentar esta planilla de pago debidamente pagada para realizar el correspondiente pago por parte de la compañía.
Es importante mencionar que el pago de seguridad social para personas naturales que no tienen un vinculo laboral, debe hacerse de manera anticipada, de acuerdo a lo establecido en el artículo 35 del Decreto
1406 de 1999, esto significa, que los aportes deben corresponder al valor que se va a pagar por parte de la compañía.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 y la Circular 0001 de 2004 de los Ministerios de Hacienda y de Protección Social, el pago de los aportes debe realizarse sobre una base
del 40% del valor del ingreso. Como mínimo, el valor del aporte es sobre un salario mínimo legal vigente y el máximo sobre 25 salarios mínimos legales vigentes. El aporte a pensión corresponde al 16% y el aporte a salud corresponde al 12,5%
Ejemplo: Al intermediario Pepito Perez se le pagará en la primera quincena del mes de julio de 2013 comisiones por valor de $1.000.000. Teniendo en cuenta la validación, la planilla que nos debe entregar
debe tener fecha de pago del mes de julio de 2013 y debe tener los siguientes valores:
Valor ingreso: $1.000.000
Valor base $400.000
Valor base mínima $589.500
Valor aporte pensión: $94.320
Valor aporte Salud: $73.687
Valor aporte riesgos: $XXXXX
Teniendo en cuenta que el articulo 3 del Decreto 1070 de 2013 obliga a la compañía a verificar que el pago se debe hacer en debida forma, las asistentes administrativas deben velar por que el valor de los aportes que nos sean entregados correspondan al 16% del 40% del valor del pago para pensión y del 12,5% del 40% para salud. También es importante mencionar que de acuerdo a lo contemplado en el
concepto 132363 del 12 de mayo de 2011 del Ministerio de la Protección Social, , se tiene que las personas vinculadas mediante contrato de trabajo, los trabajadores independientes, pensionados o contratistas, de conformidad con lo establecido en el Artículo 26 del Decreto 806 de 1998 en concordancia con lo establecido en el Artículo 157 de la Ley 100 de 1993 para el Sistema de Salud, son considerados como afiliados obligatorios, por tal razón, no es aceptable ni válido legalmente que esas personas se abstengan de pagar los aportes a los sistemas en comento, argumentando que ya cotizan por otros ingresos percibidos.