Nueva reforma reglamenta el funcionamiento del arbitraje virtual - Decreto 1829 de 2013

Esta reforma Va  a permitir en el territorio nacional el uso de medios electronicos en todas las  comunicaciones, notificaciones, presentacion de memoriales y  audiencias  relacionadas con el arbitraje  sin autorizacion previa.
Por  lo anterior, la  notificacion podrá efectuarse a traves de correo electronico o por  sistemas de mensajeria instantanea, mientras que las  audiencias se podran realizar mediante videoconferencias, teleconferencias u otro mecanismo de comunicacion simultanea.
Para ver mas detalles ver ell Decreto 1829  de 2013

A tener en cuenta en transformación societaria de Ltda a SAS

Para la transformación de limitada a SAS resulta indispensable modificarla implementando un régimen de capital por acciones, habida cuenta que la limitada por su propia naturaleza carece de ellas, es decir que al elaborar los estatutos de la nueva forma de sociedad que se adopta SAS, se debe establecer el capital autorizado, suscrito y pagado, en donde estos últimos deben equivaler al mismo capital social que se tenia en la sociedad de responsabilidad limitada, y en donde el primero habrá de ser el que determine el único socio de existir solo aquel, pudiendo ser igual o superior al capital suscrito. Asi se pronuncio la misma entidad mediante el Oficio 220-085649 del 26 de junio de 2009.

Sobre las deliberaciones y decisiones de la junta directiva

Tener un vinculo de parentesco civil, de consanguinidad o afinidad con los accionistas de una sociedad anónima no genera, automáticamente, una inhabilidad para integrar la junta directiva. Según el Código de Comercio, la inhabilidad solo surge si se forma una mayoría decisoria con las personas ligadas entre sí, es decir, de por sí, el vínculo con accionistas no inhabilita para integrar la junta directiva. (Superintendencia de Sociedades, Concepto 220-23936 del 21 de abril de 2010).

Sobre el derecho de inspección por parte de los accionistas

La Superintendencia de Sociedades mediante Oficio 220-049225 del 10 de Agosto de 2010, conceptuo que la facultad de inspección de la documentación social por parte de la junta directiva se predica de dicho órgano conformado como tal y no de sus miembros individualmente considerados, concepto que por su meridiana claridad, nos permitimos traer a colacion:

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2010-01-150314, mediante el cual consulta qué norma podría usar un representante legal para oponerse a entregar información privilegiada a un miembro de junta directiva del cual se tiene conocimiento podría ser un potencial competidor de la compañía.

Sobre el particular, resulta conveniente poner de presente lo establecido en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 en lo que hace a los deberes de los administradores, en todo aplicable a los miembros de junta directiva quienes de conformidad con el artículo 22 ídem ostentan dicha calidad, cuando dispone que:

"Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de los asociados.

… En el cumplimiento de su función los administradores deberán:… 7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas

 (-) En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que  sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la sociedad."(Subrayado y destacado fuera de texto)

Sobre el tema específico de la competencia y el conflicto de interés en que puede incurrir un administrador societario, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa No. 20 del 4 de noviembre de 1997, en cuyo texto se advierte:

"Existe conflicto de interés cuando no es posible la satisfacción simultánea de dos intereses, a saber: el radicado en cabeza del administrador y el de la sociedad, bien porque el interés sea de aquél o de un tercero. (-)

"El administrador deberá estudiar cada situación a efecto de determinar si está desarrollando actos que impliquen competencia con la sociedad o si existe conflicto de interés, y en caso afirmativo deberá abstenerse de actuar y si está actuando deberá cesar en ello.

"La duda respecto a la configuración de los actos de competencia o de conflicto de interés, no exime al administrador de la obligación de abstenerse de participar en las actividades respectivas debiendo informar al máximo órgano social su caso, informándole de cuanto le permita a ese órgano conocer el detalle del caso.

"Es preciso advertir que la prohibición para los administradores está referida a la participación en los actos que impliquen conflicto de interés o competencia con el ente societario. En este orden de ideas, cuando el administrador que tenga alguna participación en un acto de competencia o se encuentre en una situación de conflicto, sea miembro de un cuerpo colegiado - como sería el caso de la junta directiva - para legitima su actuación no es suficiente abstenerse de intervenir en las decisiones, pues la restricción, como quedó dicho, tiene por objeto impedir la participación en actos de competencia o en actos respecto de los cuales exista una situación de conflicto, salvo autorización expresa del máximo órgano social, mas no su intervención en la decisión.

"En los eventos señalados, el administrador pondrá en conocimiento de la junta de socios o de la asamblea general de accionistas esa circunstancia, debiendo igualmente suministrarle toda la información que sea relevante para que adopte la decisión que estime pertinente. El cumplimiento de tal obligación, comprende la convocatoria del máximo órgano social, cuando quiera que el administrador se encuentre legitimado para hacerlo. En caso contrario deberá poner en conocimiento su situación a las personas facultadas para ello con el fin de que procedan a efectuarla.

"La información relevante debe tener la idoneidad suficiente para que el máximo órgano social logre conocer la dimensión real del asunto y pueda, así, determinar la viabilidad de la autorización que le interesa al administrador o, en caso contrario, obrar de otra manera."

Adicionalmente, esta superintendencia se ha pronunciado en varias oportunidades respecto de la facultad de que goza la junta directiva como órgano colegiado de administración para examinar la documentación societaria, de la cual se ha expuesto que la misma no se predica de los miembros individualmente considerados, sino que debe ser ejercida por el órgano conformado como tal, conforme se expone en el Oficio número 220-3036 del 21 de enero de 2000, cuya parte pertinente me permito reproducirle a continuación:

Ahora bien, en lo que hace al llamado al derecho de información predicable de los órganos de administración de una sociedad para el cumplimiento del mandato que les fuera encomendado legal y estatutariamente, éste se justifica en la necesidad de contar con suficiente ilustración que le permita enterarse real y satisfactoriamente de la situación de la sociedad y así poder adoptar las decisiones que estime pertinentes. Como quiera que en la realidad societaria, la presencia de personas naturales en los órganos de administración es meramente accidental pues las que hoy están mañana quizá no, lo verdaderamente relevante es la permanencia de los órganos de dirección y la posibilidad de su proveimiento en cualquier momento. De allí la importancia de que los órganos de administración sean considerados objetivamente, esto es, independientemente de las personas que los conforman, y que éstos puedan ser removidos en cualquier tiempo, en sesiones ordinarias o extraordinarias.

Si bien es cierto que la legislación mercantil no regula el referido derecho de información, en el sentido de establecer hasta dónde llega la facultad de los administradores, especialmente la de los miembros de juntas directivas (independientemente de que a su vez, se detente la calidad de socio o accionista) y que, en principio, éstos estarían facultados para exigir y obtener todo tipo de información que su actividad demande, incluso aquella que por su naturaleza se encuentra reservada, no es menos cierto que de acuerdo con lo arriba expuesto y conforme a lo establecido en los artículos 434 a 438 del Código de Comercio, en concordancia con el 198 y 199 ídem, el precepto contenido en el artículo 22 de 1995, que les reconoce la calidad de administradores, no puede extenderse como extensión de facultades propias del órgano a cada uno de sus miembros individualmente considerados, echando de menos y de paso haciendo nugatoria la colegialidad y colectividad características de dicho órgano de administración, lo que impone la necesidad de que sea considerado objetivamente.

En este orden de ideas, para los efectos del ejercicio de las funciones que legal y estatutariamente le corresponde a la junta directiva, sus miembros habrán de ceñirse a lo dispuesto en los estatutos sociales así como a los deberes, obligaciones y régimen de responsabilidad de que tratan los artículos 23 y 24 del Código de Comercio, lo que no implica que so pretexto del derecho de información, y amparados en la calidad de administradores que les otorga la ley, estén facultados de manera individual para requerir a su arbitrio y sin limitación alguna, los documentos que su parecer indique, porque ello supondría, a más de una extralimitación de funciones, el desconocimiento de la ley de las mayorías y a la norma general de adopción de las decisiones de los órganos de composición colectiva, característica fundamental de la legislación societaria colombiana.”

Expuesto lo anterior, el Despacho reitera su posición, esto es que los pronunciamientos de la junta directiva serán siempre como cuerpo colegiado, pues el actuar independiente de sus miembros desnaturalizaría la figura de este órgano social, que como ente colectivo está sujeto a la ley de las mayorías.”

Así las cosas, un representante legal puede invocar el numeral 7° del artículo 23 de la Ley 222 de 1995 como sustento jurídico que determina el deber para todos los administradores sociales, incluidos los miembros de junta directiva, de abstenerse de ejecutar actuaciones que impliquen competencia con su administrada y, adicionalmente, podrá oponerse a procurar documentos e información privilegiada de la  compañía a miembros de la junta directiva, cuando éstos lo solicitan de manera individual.

Sobre las funciones administrativas de las cámaras de comercio

En cuanto a la finalidad y destinación de las tasas que recaudan las Camaras de Comercio, ha expresado la Corte Constitucional que “las actuaciones que las Camaras de Comercio  desarrollan en cumplimiento de la función pública, del registro mercantil, es una función a cargo del Estado, pero prestada por los particulares con habilitación legal (Inc. 3 art. 86 del Co.Co.), igualmente los ingresos que genera el registro mercantil, proveniente de la inscripción del comerciante y del establecimiento de comercio, asi como de los actos, documentos, libros respecto de los cuales la ley exigiere tal formalidad, son ingresos públicos (tasa), administrados por estas entidades privadas, gremiales y corporativas, sujetas a control fiscal por parte de la Contraloria General de la Republica” (Corte Constitucional - Sentencia C-167 del 25 de abril de 1995).

Nuevo procedimiento retención en la fuente personas naturales

Con ocasión de la expedición del Decreto 1070 de 2013, el pago de servicios, comisiones y honorarios que se efectúen a personas naturales pertenecientes al régimen común y simplificado debe ser analizados de
acuerdo a los siguientes criterios:
Las personas naturales, intermediarios y proveedores deben llenar el    formulario que se adjunta, en el cual se certifica la condición de    persona perteneciente a la calidad de empleado o de otra clase de    ingresos. Este certificado debe ser impreso, diligenciado y firmado por    el intermediario o proveedor con el fin de que sean clasificado en el    sistema con la retención en la fuente como empleado o la retención   tradicional del 4%, 6%, 10% u 11%.
Este certificado debe ser enviado al correo impuestos@co.rsagroup.com    con el fin de hacer la correspondiente parametrización en el sistema. en    el procedimiento adjunto se detalla como se identifican los dos tipos de    personas en este momento en el sistema.
Si la persona natural se identifica como empleado, la retención en la    fuente debe ser calculada de acuerdo al archivo de excel que se adjunta,    en el cual se usa el procedimiento detallado en los Decretos 099 y 1070    de 2013. Básicamente este procedimiento dice que se deben usar los    mismos factores de depuración de la base de retención como si estas    personas tuviesen un contrato laboral con la compañía, tales como    intereses de prestamos de vivienda, aportes a fondos de pensiones    voluntarias, etc. Esta retención debe ser calculada de acuerdo al valor    acumulado de los pagos del mes para cada persona y esta información debe    ser . Teniendo en cuenta la complejidad del calculo de retención y al    nivel de validación requerido, se ha concluido que el proceso de    validación, calculo y registro en las ordenes de pago debe estar a cargo    de las asistentes administrativas en cada sucursal y de la central de    cuentas en la oficina principal. Es importante mencionar que esta    responsabilidad es provisional mientras se logra hacer la automatización    en el sistema.
Adicionalmente a lo anterior, desde este momento para realizar pagos a    personas naturales, por comisiones, honorarios o servicios, ya sea que    estas personas pertenezcan al régimen común o simplificado, deben    presentar el correspondiente pago de los aportes a la seguridad social    en salud y pensión. Este ultimo pago (pensión) no es obligatorio para    aquellas personas que ya se encuentren pensionadas. No obstante lo    anterior, todas las personas naturales, proveedores o intermediarios de
 la compañía, deben presentar esta planilla de pago debidamente pagada    para realizar el correspondiente pago por parte de la compañía.
Es importante mencionar que  el pago de seguridad social para personas   naturales que no tienen un vinculo laboral, debe hacerse de manera    anticipada, de acuerdo a lo establecido en el artículo 35 del Decreto
1406 de 1999, esto significa, que los aportes deben corresponder al  valor que se va a pagar por parte de la compañía.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002    y la Circular 0001 de 2004 de los Ministerios de Hacienda y de    Protección Social, el pago de los aportes debe realizarse sobre una base
del 40% del valor del ingreso. Como mínimo, el valor del aporte es sobre    un salario mínimo legal vigente y el máximo sobre 25 salarios mínimos    legales vigentes. El aporte a pensión corresponde al 16% y el aporte a    salud corresponde al 12,5%
 Ejemplo: Al intermediario Pepito Perez se le pagará en la primera    quincena del mes de julio de 2013 comisiones por valor de $1.000.000.    Teniendo en cuenta la validación, la planilla que nos debe entregar
   debe tener fecha de pago del mes de julio de 2013  y debe tener los    siguientes valores:

   Valor ingreso:             $1.000.000
   Valor base                     $400.000
   Valor base mínima          $589.500
   Valor aporte pensión:       $94.320
   Valor aporte Salud:          $73.687
   Valor aporte riesgos:      $XXXXX

Teniendo en cuenta que el articulo 3 del Decreto 1070 de 2013 obliga a    la compañía a verificar que el pago se debe hacer en debida forma, las    asistentes administrativas deben velar por que el valor de los aportes    que nos sean entregados correspondan al 16% del 40% del valor del pago    para pensión y del 12,5% del 40% para salud. También es importante mencionar que de acuerdo a lo contemplado en el
concepto 132363 del 12 de mayo de 2011 del Ministerio de la Protección    Social, , se tiene que las personas vinculadas mediante contrato de    trabajo, los trabajadores independientes, pensionados o contratistas, de    conformidad con lo establecido en el Artículo 26 del Decreto 806 de 1998 en concordancia con lo establecido en el Artículo 157 de la Ley 100 de    1993 para el Sistema de Salud, son considerados como afiliados    obligatorios, por tal razón, no es aceptable ni válido legalmente que esas personas se abstengan de pagar los aportes a los sistemas en    comento, argumentando que ya cotizan por otros ingresos percibidos.